الوصف

الوصف الوظيفي  

يقوم المساعد التنفيذي بتقديم الدعم الإداري في بيئة إدارة تنفيذية عالية المستوى، حيث يقدم المساعدة لرئيس الإدارة. يُعتبر المساعد التنفيذي حلقة وصل أساسية، حيث يوفر مجموعة متنوعة من خدمات التواصل مع الإدارة العليا وأصحاب المصلحة الخارجيين. يتضمن هذا الدعم التنظيمي تسهيل العلاقات العملية الإيجابية من خلال تقديم المهام والخدمات الإدارية الهامة.

المسؤوليات الرئيسية  

- العمل بشكل مستقل في تنسيق وإدارة وترتيب الأنشطة الإدارية اليومية.

- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للمكتب، والتنسيق وفحص الاتصالات الواردة والصادرة، واتخاذ الإجراءات اللازمة حسب الحاجة، وتحضير المستندات والخلفيات المناسبة.

- اكتساب معرفة عامة بكافة الأقسام داخل المنظمة للتعامل مع الاستفسارات أو إحالتها إلى القسم المناسب.

- التنسيق مع المرضى والزوار والموظفين والأطباء وكذلك الأقسام الأخرى وأصحاب المصلحة الخارجيين، بما في ذلك اللجان والمكاتب الحكومية والمجموعات الأخرى.

- الحفاظ على قاعدة بيانات الاتصال بالوكالات المناسبة لتسهيل تبادل المعلومات.

- إظهار مستوى عالٍ من الدبلوماسية والسرية والامتثال للسياسات والإجراءات الإدارية.

- صياغة أو إعداد مجموعة متنوعة من المواد مثل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات ومواد الاجتماعات.

- إدارة جداول المواعيد المعقدة والمزدحمة وتوقع الحاجة إلى تحديد المواعيد.

- تقديم الدعم التنفيذي لمجموعة واسعة من الاجتماعات رفيعة المستوى، بما في ذلك توفير الوثائق الداعمة ومواد الاجتماعات الأخرى.

- إنشاء وتوزيع جداول الأعمال، وتسجيل وتفريغ وتوزيع محاضر الاجتماعات رفيعة المستوى.

- المساعدة في البحث الخلفي والتحليل في قضايا معينة عند الحاجة، وإنتاج المستندات والتقارير والعروض التقديمية.

- الحفاظ على السجلات الإلكترونية لجميع المراسلات والتقارير والمواد ذات الصلة.

- تنسيق ترتيبات السفر المعقدة والرحلات للمسؤولين والضيوف الـ VIP.

- استقبال واستضافة الضيوف الـ VIP.

- المساعدة في فهم وتفسير سياسات وإجراءات ومعايير سدرة.

- المساعدة في تنسيق المشاريع الخاصة عند الحاجة.

- الالتزام بمعايير سدرة كما تظهر في مدونة السلوك وسياسات تضارب المصالح.

- الالتزام بقيم سدرة.

المؤهلات والخبرات والمهارات المطلوبة  

- التعليم: دبلوم في الدراسات السكرتارية أو إدارة الأعمال أو أي مؤهل ذي صلة.

- الخبرة: 7+ سنوات من الخبرة كمساعد إداري أول.

- المهارات:  

  - معرفة بأنظمة التكنولوجيا المكتبية الرقمية، بما في ذلك أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية وأنظمة الاتصال.

  - معرفة بالمصطلحات الطبية وعمليات المستشفى.

  - مهارات تنظيمية قوية ومعرفة بالسياسات والإجراءات الإدارية المطبقة على المؤسسات الطبية الأكاديمية.

  - مهارات تواصل بين الأشخاص قوية، والقدرة على العمل بفعالية على المستوى التنفيذي.

  - إتقان استخدام مجموعة Microsoft Office.

  - سرعة طباعة لا تقل عن 60 كلمة في الدقيقة بدقة عالية.

  - الطلاقة في اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثًا.

معلومات الوظيفة  

- التصنيف الوظيفي: الوظائف الإدارية المساندة  

- تاريخ النشر: 26 سبتمبر 2024  

- آخر موعد للتقديم: 10 أكتوبر 2024  

- الجدول الزمني: دوام كامل  

- الموقع: قطر