الوصف

وصف الوظيفة

• تنظيم جداول الإجازات للموظفين بالتعاون مع رئيس القسم.
• مسؤول عن استلام وكتابة وتوزيع المراسلات والتقارير مع الحفاظ على أعلى مستوى من السرية.
• إنشاء وتطبيق وصيانة نظام للأرشفة لجميع المراسلات وإجراءات تشغيل القسم والسجلات الإدارية الأخرى.
• مراجعة الوثائق للتأكد من ملاءمتها.
• المساعدة في مجموعة متنوعة من المهام التنفيذية الصغيرة حسب طلب رئيس القسم.
• مساعدة المدير في إعداد المراسلات والتقارير وميزانية القسم والوثائق الأخرى.
• ترتيب استلام البريد والعلب الخارجة.
• مسؤول عن متابعة إجازات المرض والإجازات السنوية ومتطلبات الكفاءة ومتطلبات التعليم الإلزامي، إلخ.
• الرد على جميع المكالمات الواردة وتوجيهها.
• استقبال ونقل الرسائل.
• استقبال الزوار وتوجيه الجمهور إلى الموظفين المناسبين.
• ترتيب وتنسيق اللجان والاجتماعات ومكان انعقادها.
• تدوين محاضر اجتماعات إدارة القسم واجتماعات الموظفين.
• إدارة السفر والجدول الزمني حسب الحاجة.
• أداء جميع المهام بطريقة احترافية وفعالة وسريّة.
• أداء أي مهام أخرى حسب الطلب أو التكليف.

المتطلبات والمسؤوليات

• دبلوم (عامين) في إدارة المستشفيات/الأعمال/العمومية أو الدراسات السرمانية أو ما يعادلها من معهد معتمد (ضروري).